Dans ce premier article de la série Gérer tous ses emails avec Gmail, nous allons voir comment utiliser une boîte gmail pour lire et envoyer des mails créés dans un hébergement OVH.
Cet article date de 2016 et a été mis à jour en avril 2020.
Le contexte
Nous avons un compte gmail classique (pas d’utilisation de gmail pour entreprises), par exemple à l’adresse exemple@gmail.com . Dans d’autres articles de cette série, nous verrons des cas d’utilisation de gmail pour entreprises.
Sur OVH, dans l’espace client, nous avons créé une adresse mail se terminant par notre nom de domaine, par exemple exe@parcours-performance.com , avec le mot de passe mot1de1PASSE.
Maintenant, nous voulons pouvoir utiliser notre compte gmail exemple@gmail.com pour lire les mails reçus par exe@parcours-performance.com et en envoyer à ce nom. On peut ainsi gérer autant de boîtes mail que l’on veut à partir d’un seul compte gmail.
Les conseils d’OVH pour régler gmail
OVH a réalisé un guide « Configuration d’un e-mail sur l’interface de Gmail » mais ce guide indique qu’il faut utiliser la fonction « “Ajouter un compte de messagerie POP3 que vouspossédez”. Le gros inconvénient de cette solution est que gmail va alors chercher de temps les mails. L’intervalle de temps est 20 minutes. On est donc toujours en décalage avec la messagerie. Je préfère nettement la méthode suivante, qui synchronise les comptes en temps réel.
Réglage de la messagerie sur OVH
Il faut dire au gestionnaire de messagerie qu’on souhaite qu’il transfère les mails à une autre adresse. On va donc procéder à une redirection. Dans le compte ovh, on crée les adresses mails puis on appuie sur le bouton « gestion des redirections » à droite du tableau des adresses mails.
on redirige ensuite, par exemple exe@parcours-performance.com vers exemple@gmail.com . On choisit si on veut qu’OVH garde aussi une copie des mails (elle ne sera pas synchronisée) ou non. Moi je préfère qu’OVH ne conserve pas de copie.
A partir de maintenant, tout mail adressé à exe@parcours-performance.com me parviendra dans ma boîte gmail. Si je veux pouvoir répondre en tant que exe@parcours-performance.com à partir de ma boîte gmail, il faut que je paramètre gmail comme suit.
Paramétrage de gmail
Dans gmail, cliquer sur « paramètres » (la roue dentée en haut à droite). Aller dans l’onglet » comptes » puis en face de « Envoyer des e-mails en tant que », cliquer sur le lien « ajouter une autre adresse email ». Une fenêtre du navigateur s’ouvre :
Dans Nom, on met ce que je veux. C’est ce qui apparaîtra comme nom d’expéditeur dans les mails envoyés. L’usage est d’écrire « Prénom NOM » dans cette case. Ici j’ai mis « monNom ».
L’adresse mail est exe@parcours-performance.com.
MAJ du 22/10/2016 :
Il faut cocher la case « traiter comme un alias » si l’on souhaite pouvoir envoyer un mail à l’adresse exe@parcours-performance.com à partir d’elle même ou d’une autre gérée par notre boîte gmail.
En effet, comme indiqué dans ce document Google, lorsque la case est cochée, « Les messages que vous envoyez à une adresse Envoyer des e-mails en tant que apparaissent comme non lus dans votre boîte de réception. ». C’est utile pour s’envoyer des mémos à soi même et aussi pour vérifier que les réglages faits fonctionnent correctement.
On clique sur le bouton « étape suivante » et on accède une nouvelle fenêtre :
ici, il faut mettre comme serveur SMTP celui qui est indiqué par OVH : ssl0.ovh.net.
Le port doit être 465 pour que la connexion sécurisée SSL soit cochée.
Le mot de passe est celui que l’on a défini lorsqu’on a créé l’adresse mail dans OVH. Pour moi ici, « mot1de1PASSE ».
Le nom d’utilisateur est l’ensemble de l’adresse mail (ici exe@parcours-performance.com).
On clique sur « ajouter un compte » et une autre fenêtre, la dernière, s’ouvre :
Pour récupérer le code, on ouvre le webmail d’OVH (https://mail.ovh.net/roundcube/). On indique l’adresse mail et le mot de passe (dans cet exemple exe@parcours-performance.com et mot1de1PASSE.
Dans la boîte de réception du webmail, on voit un mail de exemple@gmail.com , avec un titre contenant « …Confirmation – Envoyer des e-mails en tant que… ». A l’intérieur, il y a un code de confirmation, par exemple 893052657. On le copie puis on le colle dans la fenêtre gmail ci-dessus. On clique sur le bouton « Valider » et ça y est !
Dans notre boîte Gmail exemple@gmail.com, on peut envoyer des mails en tant que exe@parcours-performance.com.
On notera que certains clients web comme outlook montreront en clair l’adresse mail du compte gmail d’expédition, en plus de l’adresse mail de l’expéditeur.
Pour l’utilisateur, les mails sont maintenant gérés par gmail, avec son excellent gestionnaire de spam. C’est un énorme avantage.
Et maintenant ?
Si on utilise gmail dans le cadre de gmail for Work, on pourra aller voir les réglages dans un autre article de cette série Gérer tous ses emails avec Gmail.
J’ai découvert hier que des personnes ont pu paramétrer leur
messagerie GMAIL pour définir des textes standards et les insérer facilement dans
des mails types. Je trouve que c’est génial, alors je fais un article très rapide
sur ce sujet, juste pour en conserver la trace et nous mettre sur le chemin si le
sujet nous intéresse.
Le centre de formation GSuite de Google donne des informations
complémentaires sur la création de modèles
d’e-mail et propose aussi de créer des filtres avec ces réponses automatiques.
Exemple
Je viens d’activer les modèles dans les paramètres avancés de Gmail.
Et je lui donne le nom test AL
Et maintenant je peux utiliser ce texte manuellement pour insérer le texte du modèle à la main. Je peux aussi utiliser ce modèle dans un filtre (voir l’aide GMAIL, Créer des règles pour filtrer vos emails. Par exemple ici je crée un filtre qui va utiliser le modèle test AL à chaque fois qu’un mail contient les mots test !
Et maintenant ?
Qu’allez-vous faire de cette idée ? Est-ce que vous voyez un intérêt à utiliser des modèles dans votre messagerie GMail ?
Ce billet est le troisième de la série Gérer tous ses emails avec Gmail. Nous avons vu comment utiliser Gmail dans deux cas déjà :
Le cas où on fait gérer les mails d’un nom de domaine par OVH (hébergement ou plan MX) et on utilise Gmail dans sa version gratuite pour lire et expédier des mails venant de, ou provenant de, l’une de ces adresses créées sur OVH. C’était l’objet du premier article de cette série, Utiliser sa boîte gmail avec des mails d’un hébergement OVH ;
Un cas où l’on gère les mails d’un nom de domaine par OVH et où l’on a un compte Google Apps (son nom est devenu récemment G Suite) et l’on utilise un alias de nom de domaine pour faire gérer certaines adresses du domaine directement par Google. C’est ce dont il était question dans l’article Transférer la gestion des emails d’un domaine de google apps à OVH
Nous allons maintenant voir un troisième cas : le cas où on a un compte Google Apps ET des noms de domaine sans hébergement et sans plan MX chez OVH.
Le contexte
Sur OVH, j’ai un nom de domaine, potentiel-web.com, qui n’a pas son propre hébergement. Je ne peux donc pas y créer d’adresse mail.
Mais comme j’ai un compte Google Apps, je peux créer des adresses mail pour ce domaine et Google les gère !
Etape 1 : régler les enregistrements MX du domaine
Dans l’espace client OVH, menu Domaines / le domaine qu’on veut régler, aller dans l’onglet « zones DNS ».
Au dessus de la liste des zones DNS, remplacer « tous » dans le filtre par « MX ». On ne voit plus que les enregistrements MX pour le domaine et ses sous-domaines éventuels.
Modifier ou ajouter des enregistrements MX pour avoir :
MX Adresse du serveur
Priorité
ASPMX.L.GOOGLE.COM.
1
ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.COM.
5
ALT2.ASPMX.L.GOOGLE.COM.
5
ASPMX2.GOOGLEMAIL.COM.
10
ASPMX3.GOOGLEMAIL.COM.
10
Ces 5 enregistrements MX disent à tout internet « si tu reçois un mail de ce domaine, voici le serveur qui doit le prendre en charge« .
Il semble également préférable de faire les modifications suivantes dans les zones DNS sur le compte OVH :
supprimer le champ SPF pour le domaine (qui contient « v=spf1 include:mx.ovh.com ~all ») ;
ajouter un champ TXT pour le domaine avec le contenu « v=spf1 include:_spf.google.com ~all ».
Les deux dernières modifications disent à tout internet « ce mail émis par un serveur google est authentifié par google ». Ca limite le risque de voir ce mail classé en spam.
Il faut attendre 24h pour que ces 7 modifications soient diffusées : on peut regarder sur whatsmydns.net la vitesse de propagation. C’est instructif !
Il vaut donc mieux attendre ces 24h avant de faire la suite de ce tutoriel.
Créer un domaine dans la console Google Apps
Dans la console d’administration google apps, menu Domaines cliquer sur le bouton « ajouter un domaine ou un alias de domaine ».
J’ai ainsi créé potentiel-web.com. Je clique ensuite sur le lien « configurer les enregistrements MX pour Google »
Google Apps (G Suite) Créer un alias de domaine – 2
Comme j’ai déjà fait l’opération sur mon compte OVH, il me suffit de descendre tout en bas e la page qui s’ouvre et cliquer sur « j’ai effectué cette procédure ». Google vérifie puis la ligne correspondante au domaine devient « actif »
Google Apps (G Suite) Vérifier un alias de domaine 2
Créer un alias d’email dans Google Apps
Dans la console d’administration google apps, menu utilisateur, cliquer sur mon nom puis sur « compte »
Je vois alors une liste d’alias. Je peux en ajouter (par exemple contact@potentiel-web.com »).
A ce stade Gmail lit automatiquement tous les mails adressés à l’alias d’email créé. Mais il faut maintenant paramétrer Gmail pour qu’il accepte d’expédier ces mails en tant que l’alias.
Paramétrer pour expédier « en tant que » cet alias
Dans Gmail, paramètres, onglet comptes, cliquer sur « ajouter une autre adresse mail » dans le champs correspondant à « Envoyer des e-mails en tant que : ». La fenêtre suivante s’ouvre (lorsqu’on crée, l’adresse mail est un champ qu’on peut modifier) :
Gmail gérer un alias d’adresse mail 2
On remplit avec l’adresse mail correspondant à l’alias d’e-mail créé précédemment puis on clique sur le bouton « Etape suivante ».
Ca y est, c’est fini ! Gmail lit les mails adressés à contact@potentiel-web.com et en expédie sous ce nom alors qu’OVH gère le nom de domaine mais pas les mails.
Et maintenant ?
Cette série est en principe terminée. J’ai exploré les 3 cas d’utilisation de Gmail.
Je gérais les mails du domaine parcours-performance.com avec mon compte google apps. Mais c’était un peu compliqué d’ajouter de nouvelles adresses. J’ai donc supprimé les enregistrements MX du domaine qui transféraient la gestion des mails de ce domaine et OVH les gère de nouveau. J’explique ici comment j’ai procédé, avec l’aide du SAV de Google.
Le contexte
Mon compte google for work (G Suite maintenant) dispose d’un seul utilisateur, dont l’adresse mail pour accéder au compte Google était (ce n’est pas la véritable adresse !) « moi@parcours-performance.com ». Cette adresse mail étant mon adresse professionnelle principale, il n’était pas question de la supprimer.
Les mails du domaine « parcours-performance.com » étaient gérés par Google car j’avais réglé les enregistrements MX d’OVH ainsi :
Domaine
TTL
Type
Cible
parcours-performance.com.
0
MX
5 alt1.aspmx.l.google.com.
parcours-performance.com.
0
MX
5 alt2.aspmx.l.google.com.
parcours-performance.com.
0
MX
1 aspmx.l.google.com.
parcours-performance.com.
0
MX
10 aspmx2.googlemail.com.
parcours-performance.com.
0
MX
10 aspmx3.googlemail.com.
Dans Google Apps, j’avais créé deux adresses mail : « moi@parcours-performance.com » et « contact@parcours-performance.com » et j’avais complètement oublié comment.
Dans l’espace client OVH, je pouvais créer de nouvelles adresses sur le domaine parcours-performance.com mais elles ne fonctionnaient pas puisque ce n’était plus OVH qui gérait les mails…
Avec l’aide du SAV de Google (très bien, gratuit pour les abonnés de G Suite), j’ai transféré la gestion des mails à OVH et demandé à gmail de gérer les mails correspondants.
Les actions à mener pour transférer la gestion des mails
Dans la console d’administration google apps, menu Domaines, cliquer sur le bouton « ajouter un domaine ou un alias de domaine ». J’ai créé whatever.parcours-performance.com.
Google Apps (G Suite) Créer un alias de domaine
Ensuite je clique sur le lien « configurer les enregistrements MX pour Google » pour avoir les instructions.
Dans un autre onglet, je me connecte à l’espace client OVH, menu « domaines » et j’ajoute (ou modifie) les enregistrements MX de cet alias de domaine pour que :
MX Adresse du serveur
Priorité
ASPMX.L.GOOGLE.COM.
1
ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.COM.
5
ALT2.ASPMX.L.GOOGLE.COM.
5
ASPMX2.GOOGLEMAIL.COM.
10
ASPMX3.GOOGLEMAIL.COM.
10
Lorsque c’est fait dans OVH, je retourne dans l’onglet Google Apps, et tout en bas de la page « configurer les enregistrements MX pour Google », je clique tout en bas sur « j’ai effectué cette procédure ». Google vérifie puis la ligne correspondante au domaine devient « actif »
Google Apps (G Suite) Vérifier un alias de domaine
Il vaut mieux attendre 24 h que les enregistrements MX se diffusent dans le monde. Une fois que c’est fait, tout mail adressé @whatever.parcours-performance.com sera géré par Google et non par OVH.
Pour l’adresse principale créer un alias d’adresse email dans google apps
Dans mon compte Google Apps (console d’administration google apps, menu utilisateurs), je clique sur le nom de mon compte. Ca ouvre une fenêtre avec des informations sur ce compte. En cliquant sur l’élément « compte », je vois les alias d’email que j’ai déjà.
A ce stade, « moi@parcours-performance.com » est défini parmi les alias dans Google Apps. Je n’y touche pas.
Ensuite, dans le compte OVH, je crée un compte « test.al@parcours-performance.com ». Toujours dans OVH, je crée une redirection de ce compte vers « test@whatever.parcours-performance.com » (noter que j’utilise l’alias de nom de domaine, pas le nom de domaine) :
A ce stade, si j’envoie un mail à « test.al@parcours-performance.com », je ne le reçois pas car je n’ai pas défini où il doit être lu.
Pour qu’il arrive automatiquement dans ma boîte mail GMail, il faut que je paramètre Gmail pour qu’il lise test@whatever.parcours-performance.com :
Dans gmail, Paramètres puis onglet comptes, cliquer sur « ajouter une autre adresse mail »
Noter que j’indique l’alias de domaine pour l’adresse email.
Lorsque je clique sur le bouton « étape suivante », c’est fini. Gmail est maintenant capable de gérer cet alias d’email.
Maintenant si quelqu’un envoie un mail à l’adresse test.al@parcours-performance.com, gérée par OVH, elle est automatiquement redirigée dans ma boîte gmail. Pour moi c’est totalement transparent (je n’ai même pas à me souvenir du nom de l’alias) et je réponds en tant que test.al@parcours-performance.com par défaut.
Evidemment, ceci était un test pour vérifier le bon fonctionnement du système avec alias et je peux supprimer l’adresse test.al@parcours-performance.com dans l’espace OVH. Il faut maintenant qu’OVH reprenne la gestion des mails du domaine Parcours-Performance.com.
Gérer mon adresse principale par OVH et non google
Dans mon espace client OVH, menu « Emails » du domaine (parcours-performance.com pour moi), enlever le filtrage qui transfère la gestion des mails à Google. Merci au support OVH de m’avoir expliqué celà !
Il suffit d’éditer le champ « filtrage antispam/antivirus et le régler sur « OVH sans protection ». On notera que si ce n’est pas Gmail qui est utilisé ensuite pour recevoir les mails, il vaut sans doute mieux mettre une protection antispam.
Tout à l’heure, on avait regardé les alias d’emails dans le compte Google Apps. J’avais noté que deux adresse du domaine parcours-performance.com étaient définies comme des alias : « moi@parcours-performance.com » et « contact@parcours-performance.com ».
Je ne touche pas aux alias d’emails définis dans Google Apps pour l’instant.
Mais je vais créer dans l’espace OVH les deux mêmes adresses mail. Je crée les deux adresses dans OVH puis je les redirige respectivement vers moi@whatever.parcours-performance.com et contact@whatever.parcours-performance.com (noter que c’est toujours l’alias de nom de domaine que j’utilise.
OVH : rediriger une adresse mail ovh vers un alias de domaine
On peut préférer que la redirection fasse conserver une copie du mail dans les boîtes OVH pour gérer les prochaines 24h et être certains que les mails ne se perdront pas.
A ce stade, comme mon Gmail récupérait déjà les adresses « moi@parcours-performance.com » et « contact@parcours-performance.com », il récupère sans difficulté les mails.
supprimer des alias du compte Google Apps
Pour faire cette opération, il faut IMPERATIVEMENT attendre 24h après la modification des enregistrements MX de parcours-performance.com d’une part, et de l’alias whatever.parcours-performance.com.
Lorsque les 24h depuis le changement le plus récent sont finies, on va supprimer les alias « moi@parcours-performance.com » et « contact@parcours-performance.com » dans notre compte Google Apps.
Et si on avait fait une redirection sur OVH qui conservait une copie des mails, on peut maintenant aller la modifier (il suffit de supprimer la redirection de « moi@parcours-performance.com » vers « moi@parcours-performance.com » et conserver celle qui va vers « moi@whatever.parcours-performance.com »
Et si je veux créer une nouvelle adresse mail ?
Deux options : si c’est une adresse très utilisée, pour laquelle il faut prévoir un gros espace disque, il est plus simple d’utiliser un alias de domaine, avec gestion des mails de ce domaine par google. Pour les autres cas, on paramètre simplement Gmail.
Par exemple, j’ai créé test-al2@parcours-performance.com dans OVH, avec redirection sans copie vers moi@whatever.parcours-performance.com.
Ensuite, je suis allée dans Gmail « paramètres, onglet compte » et j’ai choisi « ajouter une autre adresse mail ». Ca se passe ensuite exactement comme pour un compte gmail classique (cf le premier article de cette série, « Utiliser sa boîte gmail avec des mails d’un hébergement OVH« ), sauf que si le domaine de l’email fait partie des domaines enregistrés pour le compte Google Apps, il n’y a pas l’écran dans lequel on doit définir les paramètres SMTP. Et comme j’ai fait une redirection, je reçois le mail avec le code de confirmation directement dans ma boîte gmail.
Et maintenant ?
Il reste un cas particulier d’utilisation de google Apps (G Suite), c’est le cas où on a un domaine chez OVH mais pas d’hébergement et pas de « plan MX ». G Suite nous permet de créer des adresses mail sans supplément de coût, avec un paramétrage plutôt simple. Ce sera l’objet du troisième article de cette série Gérer tous ses emails avec Gmail.
Commentaires récents